Sped: Publicado novo manual da ECF

Foi publicado no Diário Oficial da União (DOU) o novo Manual da ECF, anexo ao Ato Declatório Executivo Cofis nº 46, de 23 de junho de 2016.

As alterações em relação ao Manual anterior estão detalhadas no item A.2 - Alterações do Manual.

Link para download do novo Manual da ECF: http://sped.rfb.gov.br/pasta/show/1644

Fonte: Portal do Sped

Sped: Esclarecimentos sobre a retificação da ECD

O sistema logo implementará o Decreto 8683/2016, quando haverá alteração nas condições de retificação. Tal ainda não foi realizado, assim como não houve ainda a nova regulamentação.

Enquanto não ocorrer a alteração, as retificações podem ser efetuadas normalmente. Não há multa em relação à escrituração retificada.

Para ajuda na retificação, verifique o item 1.12. Substituição do Livro Digital Transmitido do target="_blank">Manual da ECD.

Lembre-se de que o campo 14 IND_FIN_ESC (finalidade da escrituração substituta) do registro 0000 da escrituração deve ser 1 ou 2 (dependendo da escrituração ter NIRE -1- ou não -2) e o campo 15 COD_HASH_SUB do registro 0000 da escrituração deve conter o hash do livro a ser substituído .

Fonte: Portal do Sped

Artigo: Contabilidade on-line: um machado cego?

“Se eu tivesse oito horas para cortar uma árvore, gastaria seis afiando meu machado”, dizia Abraham Lincoln,16° presidente dos Estados Unidos e um dos maiores líderes daquele país.

Aqui no Brasil, entretanto, seguindo nosso padrão cultural, se nos dessem oito horas, gastaríamos o dobro de tempo e ainda correríamos o risco de cortar a árvore errada.

Exemplos disso não faltam. Quem nunca começou uma reforma em sua residência e quebrou, construiu e, só depois que deu tudo errado, elaborou um projeto? A empreitada até acaba, mas com prazo, custo e lágrimas além do necessário.

Em nossas empresas não é diferente. Acreditamos que planejar é desnecessário. Pior, só trabalha quem está com o machado na mão, cortando a árvore. Afiar a ferramenta e decidir qual será o objetivo é considerada uma atividade meramente supérflua.

No mundo dos escritórios contábeis essa premissa também é verdadeira, constatada pela atual onda de modismo que toma conta do mercado, notadamente em relação à “contabilidade on-line”.

Ferramentas tecnológicas existem aos montes, além da chamada “contabilidade on-line”: sistemas integrados de apoio à gestão (ERP), integração entre ERP’s das empresas e sistemas de apoio à escrituração contábil e fiscal, portais de relacionamento com clientes, sistemas de gestão financeira em nuvem, sistemas de gerenciamento do relacionamento com clientes (CRM), dentre outras. Mas quais são as mais adequadas para o escritório contábil? E mais: afinal, o que é a “contabilidade on-line”?

De forma resumida, o que se observa no mercado como oferta de serviços contábeis on-line, na realidade, é um tipo de prestação de serviços por meio de um canal exclusivamente eletrônico para relacionamento com clientes. Assim, o processamento da escrituração das informações empresariais ocorre de forma centralizada a partir de documentos enviados pelas empresas em formato eletrônico. Portanto, a área de atuação do escritório contábil abrange, em tese, todo o território nacional.

Para compreender este movimento é fundamental estudar a evolução do processo de atendimento a clientes:

• Single Channel: Antigamente, as empresas ofereciam apenas uma opção de relacionamento e compra de seu produto ou serviço, em geral por meio de sua loja física.

• Multi Channel: Com o surgimento de tecnologias de comunicação as empresas passaram a oferecer mais de uma opção para relacionamento com seus clientes, como: centrais telefônicas, emails, sites, lojas virtuais (no caso do comércio) etc.

Até este momento, os canais não eram integrados. A maior parte dos escritórios contábeis no Brasil encontra-se neste nível de maturidade. Por exemplo, se o cliente liga, ou envia um email, para o escritório solicitando uma CND para um funcionário, esta demanda depende exclusivamente daquela pessoa. Se, por algum motivo, o funcionário se esquece ou falta ao trabalho, a demanda não é concluída porque as outras pessoas não ficam sabendo da solicitação.

• Cross Channel: as empresas oferecem aos clientes diversas opções de canais para interação, integrados entre si. Este nível de maturidade na comunicação gera um aumento significativo da comodidade ao cliente. Suas demandas são compartilhadas e gerenciadas de forma a reduzir significativamente erros, retrabalho e reclamações.

• Omni Channel: é uma evolução do Cross Channel que pouquíssimas empresas no mundo já atingiram. Neste modelo o foco é a experiência do cliente que deve ser inesquecível e refletir a proposta de valor da organização.

Um exemplo real é o caso da Disney que oferece uma “experiência memorável” para as famílias. Assim, sites, aplicativos, atendimento presencial e demais canais têm como missão transmitir essa experiência inesquecível e divertida, e não apenas entender ao cliente.

Ao compreender os conceitos de nível de maturidade de canais de atendimento, fica óbvio que o escritório contábil que optar por um único canal, mesmo que eletrônico, decidiu por voltar no tempo e tornar-se “single channel”.

Mesmo que isso reduza seus custos, que esta redução seja repassada para o preço dos serviços e que o atendimento seja 24 horas por dia, 7 dias por semana, ainda assim é um retrocesso.

Talvez até seja funcional em um primeiro momento pois a única oferta de valor, neste caso, é o preço baixo. Mas comodidade significa muito mais que atendimento 24×7. Na realidade, comodidade é ser atendido pelo canal mais conveniente ao consumidor, de acordo com cada situação.

Um exemplo claro disto é o das cias aéreas. A maior parte das transações de compra e atendimento se dá por meio dos seus sites na internet. Mas o cliente tem a segurança de ser atendido em uma loja física, por uma pessoa “de verdade”, caso tenha um problema mais grave.

Da mesma forma, os clientes dos escritórios contábeis esperam a segurança e a comodidade no atendimento. Quem duvida disto, basta observar o comportamento de uma cliente que está com o faturamento parado por falta de uma informação tributaria ou uma CND. Será que ele se contentará com o single channel? Mais ainda, quando ele receber uma notificação fiscal, o canal eletrônico será suficiente para ajudá-lo na resolução da questão?

Enfim, utilizar canais eletrônicos de atendimento para aumentar a eficiência aos processos de escrituração, gerar mais comodidade e segurança aos clientes é um bom caminho, se você tem em mente o cross channel ou o onmi channel. Contudo, antes de decidir qual ferramenta utilizar (integração entre sistemas, portais, sistemas em nuvem), é fundamental conhecer o seu público alvo.

É preciso, sobretudo, descobrir qual é a melhor tecnologia para se comunicar com o segmento de mercado que você atende. Ou seja, planejar antes de cortar a árvore. Do contrário, muito provavelmente você gastará mais tempo e dinheiro para cortar (possivelmente) a árvore errada.

Fonte: Roberto Dias Duarte

Artigo: Deixe o medo de delegar tarefas para trás e aumente a produtividade do escritório contábil

Delegar não é importante pra você, porque entende que consegue tocar tudo sozinho? Então relembre quando foi a última vez em que você parou para investir na sua carreira de contador do futuro, lendo livros e fazendo cursos, por exemplo?

O seu desempenho como profissional em um escritório é muito importante, considerando que não apenas o seu negócio, ou a empresa para a qual você trabalha, precisa prosperar, mas também porque seus clientes dependem de um trabalho realizado com organização e que entregue bons resultados.

Acontece que sua performance precisa ser tão boa quanto sua habilidade de delegar as tarefas, afinal, o sucesso de um empresa é a simples tradução de trabalho em equipe. Sem isso, você pode passar a viver com a sensação de que fez muitas coisas durante o dia, mas produziu muito pouco ou ainda entender que não precisa repassar atividades porque consegue dar conta de tudo sozinho. Se isso é o que você pensa, saiba que são alguns dos sintomas típicos de líderes que não têm o costume de delegar tarefas.

Delegar não é importante pra você, porque entende que consegue tocar tudo sozinho? Então relembre quando foi a última vez em que você parou para investir na sua carreira de contador do futuro, lendo livros e fazendo cursos, por exemplo? Há quanto tempo seu escritório contábil vem oferecendo aos clientes o mesmíssimo serviço, sem incluir nenhuma inovação que faça as MPEs perceberem seus diferenciais perante a concorrência? É por isso que a delegação de tarefas é vista como uma das principais estratégias que devem ser utilizadas em empresas que querem crescer e se destacar em um mercado altamente competitivo.

Delegar é o ato de transferir para outro a autoridade e responsabilidade de execução em uma tarefa inicialmente. De acordo com a coach e especialista em desenvolvimento organizacional Eliana Dutra, pesquisas de mercado sobre o perfil do executivo mostram que o brasileiro tem um dos estilos mais autoritários e centralizadores quando o assunto é repassar atribuições corporativas, dando ao país 75 pontos em uma escala de um a 100.

“Não é porque você é capaz de fazer algo que você deve fazê-lo”, ensina o coach de performance Marçal Siqueira, que complementa, “Muitas vezes, para se avançar em um projeto que vai render mais para sua empresa, vale dar uma atenção maior para este ponto e passar para outras pessoas o que é mais simples e operacional. É preciso distinguir o que precisa ser feito por você do que precisa ser feito para você”.

Para mudar o seu modo de liderar e treinar em si mesmo a capacidade de delegar, você pode reservar um tempo e listar todas as atividades sob sua responsabilidade e avaliar se seria possível distribuir parte delas entre os funcionários do escritório. Essa “aliviada” na agenda já ajudará a diminuir o estresse no trabalho, aumentar sua qualidade de vida com tempo e disposição maiores para pensar em ações estratégicas de crescimento na sua empresa contábil.

Além disso, o tempo que sua lista de afazeres pode demorar a ser cumprida, pode gerar insatisfação por parte de clientes e funcionários, dada a sua extensa lista de atividades, na qual fica difícil encaixar as solicitações de última hora, tão necessárias — e demandada! — pelos clientes. Ao delegar tarefas e conferir autonomia aos funcionários que passarão a tomarem decisões e resolverem problemas, o trabalho na empresa de contabilidade se tornará mais organizado e produtivo.

Na situação hipotética em que um cliente tenta tirar uma dúvida ou solicitar a realização de um novo serviço ao contador, ele prefere, é claro, desligar o telefone já sabendo a resposta, ao invés de receber um “vou verificar e retorno mais tarde”. Certamente é o que você também sente quando precisa entrar em contato com qualquer fornecedor.

A autonomia de seus funcionários para providenciar essa resposta imediatamente pode melhorar o fluxo de trabalho, passar aos clientes a segurança de que as coisas funcionam bem sem depender do dono do escritório e a imagem de organização e produtividade, características de negócios que têm tudo para crescer. Outra questão importante aqui está associada à motivação da equipe: uma pesquisa realizada pela consultoria Fellipelli mostrou que 58% dos profissionais brasileiros precisam ter liberdade no ambiente de trabalho e se sentem mais à vontade para trabalhar de forma independente. O que os seus funcionários acham disso?

Ao organizar o escritório de contabilidade por meio da delegação de atividades, o contador tira do papel um projeto que tem tudo a ver com a nova realidade das empresas mais competitivas do setor contábil, o de ser muito mais para as pequenas empresas do que simplesmente um contabilista de impostos, oferecendo serviços de maior valor agregado e capazes de contribuir para aumentar as chances de sucesso da MPE. A intenção é, de fato, tornar-se um verdadeiro consultor de negócios para os clientes.

Uma forma de começar a adotar essa postura é montar periodicamente relatórios personalizados de análise financeira para os clientes, capazes de ajudá-lo a direcionar melhor seus investimentos, utilizando dados de referência do software de integração contábil, por exemplo. Para fazer essas análises e mostrar o quanto você se interessa pelo crescimento e desenvolvimento da empresa dele, no entanto, você precisa dispor de tempo e energia. E se não delegar tarefas e dividir responsabilidades, novamente, não terá tempo para isso.

Por fim, as tarefas que você pode começar a delegar são, normalmente, mais simples, operacionais e extremamente importantes para o bom funcionamento do escritório, porém, de baixo valor agregado. Alguns exemplos de atividades que você poderia delegar são a compra e o controle de insumos, o atendimento inicial de solicitações de clientes com base nas FAQs, a elaboração de documentação para admissão e demissão de funcionários do escritório, a preparação e impressão de folhas de pagamento do escritório, além de tarefas operacionais como digitação dos lançamentos contábeis, importação dos documentos comprobatórios e geração de arquivos para envio à Receita Federal também podem ser delegadas.

O uso de um sistema de integração contábil ajuda muito na organização e formalização do workflow dentro do escritório, indicando também quem é o responsável por cada etapa do processo. O cálculo dos impostos a recolher dos clientes, por exemplo, é composto por três etapas: o cálculo em si (feito pelo analista contábil), a aprovação do cálculo (responsabilidade do contador) e a disponibilização das guias para o cliente, que volta para o analista contábil. Dessa forma, o contador tem em suas mãos um procedimento para controlar a execução das atividades e organizar o escritório de contabilidade.

Mas atenção, antes de sair por aí dividindo tarefas com seu time, vale a pena destacar aqui a importância de delegar as atividades certas para as pessoas certas. Você não pode pedir para o funcionário A, por exemplo, que tem um desempenho excelente na área fiscal, mas pouca habilidade e paciência para explicar procedimentos, que faça o atendimento inicial de novas solicitações ou cobranças de envio de documentos. Ao mesmo tempo, você pode pedir para a funcionária B, que tem capacidade de concentração, organização e produtividade de sobra, para coletar e digitar informações que vão ajudar na elaboração daquele relatório de análise financeira que você vai apresentar à MPE na próxima reunião.

Uma das principais inseguranças das pessoas que não costumam delegar tarefas é o medo de que uma atividade não seja realizada da forma correta e no prazo devido, o que é perfeitamente compreensível vindo de um profissional como você, que zela sempre para que o cliente tenha ótimas experiências com seu atendimento.

Fonte: Conta Azul