1 - INTRODUÇÃO

Ter um escritório próprio é o sonho da maioria dos profissionais. Entretanto, esse sonho pode esbarrar em alguns obstáculos. O primeiro é o investimento para montar o escritório, devido aos custos mensais e à infra-estrutura ser muito alta e, segundo, as dificuldades para alugar uma sala comercial bem localizada e adequada ao escritório padrão.
Em razão disso, a saída pode estar na contratação dos serviços de um escritório virtual, um espaço onde o representante, além de contar com serviços de envio de fax, ligações telefônicas, serviços de boy, envio de correspondências, uso de computadores, internet, espaço para reuniões, ainda concentra suas atividades operacionais em um endereço comercial, não irá arcar com os custos de implantação de um escritório convencional, trazendo maior economia, segurança, flexibilidade, produtividade e baixo investimento, pagando somente pelos serviços que utilizar. Os custos caem em torno de 70%.
Outra alternativa para o profissional contábil é montar seu escritório individual em sua residência, já que os novos meio de comunicação fluíram rapidamente no segmento empresarial, dando aos profissionais liberais a oportunidade de manter seu espaço físico de trabalho em seu domícilio.
Essas facilidades decorreram graças à internet que rapidamente disseminou-se por todo ambiente empresarial nacional, muito utilizada como fonte de pesquisa e para obtenção de softwares, principalmente dos órgãos públicos. A internet em banda larga permite acesso 24 horas. O comércio eletrônico ou e-commerce, mais que uma tendência, já é uma realidade no cotidiano de significativa parcela dos brasileiros.
Diversas empresas estão adotando meio eletrônico na troca de informações, com o auxílio da internet, integrando seus fornecedores e distribuidores de maneira dinâmica e com baixo custo operacional. A contabilidade também desfruta desses padrões virtuais.
Para enfrentar a concorrência, algumas empresas de serviços contábeis têm se organizado em alianças, associações ou redes, com a finalidade de aumentarem a quantidade de serviços oferecidos a seus clientes, bem como expandir a atuação e os resultados, estes através da referência de clientes para empresas. Tais associações assumem, por vezes, cunho internacional.

2 - AVANÇOS TECNOLÓGICOS

O que hoje se divulga como era da informação trata-se de um emblema que simboliza uma preocupação mais extremada com o conhecimento aplicado na geração de riqueza e bem-estar social que já vem se consolidando ao longo da história do homem.
O profissional contábil tem hoje uma importância marcante e meio para fornecer informações mais precisas evidenciando em seus efeitos a posição financeira e patrimonial das entidades, mesmo quando não se encontra presente dentro de um escritório tradicional.
Apesar dos seguidos avanços tecnológicos, a figura do contador ainda é indispensável. Cálculos de impostos, transporte e outros encargos estavam até pouco tempo, fora de arquitetura de transações via internet.
Até agora, a revolução da informação estava centralizada nos dados - sua coleta, transmissão, análise e apresentação. Ela estava focada no chamado “T” da “TI” (Tecnologia da Informação). A próxima revolução da informação tenta responder à seguinte pergunta: qual é o significado da informação e qual é o seu propósito? Esse questionamento exige, de imediato, a redefinição não apenas das tarefas que são realizadas com a ajuda da informação, mas também das instituições que efetuam essas tarefas, segundo Drucker (2000, p. 1)
Após a segunda metade do século XX, um novo cenário é vislumbrado com o advento da informática, quando a tecnologia passou também a ser utilizada no sentido de aumentar a capacidade mental dos recursos humanos envolvidos nas diversas atividades da empresa. Considerando-se a Revolução Industrial como marco fundamental para o avanço tecnológico, pode-se concluir que os conceitos de Ciência e Tecnologia evoluíram a partir da segunda metade do século passado, passando a ser compreendidos após uma interação entre as diversas áreas do conhecimento, quando o intercâmbio das ciências exatas e humanas se traduziu em benefícios ao processo de inovação.
Na prestação dos serviços contábeis, Deitos (2003, p. 22) considera que os impactos dos avanços tecnológicos se dão basicamente por duas vias.
A primeira refere-se aos avanços tecnológicos ocorridos no contexto externo ao setor contábil, no ambiente macro dos negócios, notadamente os ocorridos nas empresas que são, ou que poderão vir a ser, usuárias dos serviços contábeis. A segunda refere-se àqueles ocorridos internamente no setor, relativos às tecnologias que produzem alterações nos processos e ferramentas para a execução das atividades necessárias ao processamento dos fatos contábeis e à geração das informações.
De fato, o surgimento da internet desafiou os padrões tradicionais de gestão, inovando a criatividade e acelerando a nova forma de comunicação interativa, provocando nas empresas e na sociedade mudanças de hábitos, valorização social e novas oportunidades junto ao sistema gerencial.
Dentre as utilizações da internet pelos profissionais contábeis estão os downloads de programas, envio de declarações às secretarias da Receita Federal e da Fazenda Estadual, obtenção de certidões negativas e acompanhamento de processos em diversos órgãos do governo, atualização de cálculos de impostos. O profissional contábil pode ainda fazer pesquisas bibliográficas em publicações nacionais e estrangeiras ou em consultas as bibliotecas virtuais.
O fenômeno da Internet, para toda a comunidade contábil contemporânea, como, aliás, para toda a sociedade humana, é ainda uma experiência nova, surpreendente, avassaladora e, pelas transformações que traz consigo, inquietante. Todos se recordam que há apenas 8 anos a Internet simplesmente não existia. Catelli (2001, p. 24)
Todos esses fatos e perspectivas criam entre os estudiosos a consciência de quão profunda e abrangente é a transformação em curso das atividades humanas, provocada pelo advento da internet, que parece constituir um desafio que pode dar origem a uma “nova contabilidade”.
Em termos de relacionamento com os consumidores de serviços contábeis, há a possibilidade de interação de computadores do profissional contábil e seus clientes, pela web, com a finalidade de participar de tomadas de decisões ou prestar orientações.
O aparecimento explosivo da Internet (...) está modificando profundamente economias, mercados e estruturas setoriais; os produtos e serviços e seu fluxo; a segmentação, os valores e o comportamento dos consumidores; o mercado de trabalho. O impacto, porém, pode ser ainda maior nas sociedades e políticas empresariais e, acima de tudo, na maneira como encaramos o mundo e nós mesmos dentro dele. Drucker (2000, p.48)
Para Drucker (2000, p.48) não é a informática nem a inteligência artificial que irá causar impacto na revolução da informação e sim o comércio eletrônico.
O impacto da Revolução da Informação está apenas começando. Mas a força motriz desse impacto não é a informática, a inteligência artificial, o efeito dos computadores sobre a tomada de decisões ou a elaboração de políticas ou de estratégias. É algo que praticamente ninguém previu e nem mesmo se falava há 10 ou 15 anos: o comércio eletrônico.
Ainda segundo Drucker (2000, p. 48), os impactos serão maiores nas sociedades e políticas empresariais e, acima de tudo, na maneira como encaramos o mundo e nós mesmos.

3 - ABORDAGEM SOBRE ESCRITÓRIO VIRTUAL

Os escritórios virtuais surgiram com o objetivo de atender aos profissionas que pouco ficam em seus escritórios mas que precisam deles como ponto de apoio e de referência, como é o caso dos profissionais liberais, que passam a maior parte do seu tempo visitando clientes ou para aqueles que trabalham em sua residência e necessitam apenas de um endereço comercial.
A globalização da economia deu grande contribuição para o surgimento desses negócios com a melhor opção de terceirização para empresas e profissionais liberais, otimizando cada vez mais a relação custo-benefício em suas atividades.
As principais vantagens ao terceirizar um endereço profissonal são:
• Concentração apenas nos seus negócios, deixando as preocupações com manutenção do imóvel, equipe de apoio, limpeza, seguro, gastos com energia elétrica, aluguel, telefone, impostos, taxas e segurança por conta da empresa terceirizada;
• Pagamento apenas pela utilização do espaço dentro de um sistema pré-acordado, sem ter que onerar gastos em épocas de baixa produtividade e férias;
• Disposição de toda infra-esturutra necessária para desenvolvimento do trabalho, ficando isento dos custos de um escritório tradicional.
Os fatores que influenciaram o aparecimento de escritórios contábeis virtuais estão relacionados com o avanço tecnológico, as tendências tributárias, a reformulação do trabalho e a evolução do transporte aéreo, a união entre as telecomunicações e a informática, os telefones móveis celulares e via satélite e sua ampliação das áreas de cobertura, a utilização da internet sem a utilização de computadores, os computadores de mão.
Esses meios trouxeram maiores oportunidades e o surgimento dos negócios eletrônicos (e-business) e expansão de sistemas abertos a clientes e fornecedores através de sistemas integrados de contabilidade e gestão, tornando o contador mais próximo de seus clientes, mesmo quando muito distante, para elaboração e fornecimento de seus planejamentos de negócios e demonstrações contábeis eletrônicas.
As tendências tributárias têm desenvolvido esforços no sentido de interligar os contribuintes diretamente aos computadores dos governos estaduais e federais.
Os órgãos governamentais estão aprimorando ainda mais os serviços que hoje já estão disponibilizados, tais como: Solicitação de inscrição estadual, pedido de autorização para confecção de talonário de notas fiscais, atualização cadastral. Está cada vez mais fácil encontrar a legislação brasileira na web, pois sites disponibilizam em tempo real todas as mudanças nas respectivas leis.

4 - OS SERVIÇOS CONTÁBEIS NA ERA VIRTUAL

Os novos meios de comunicação e a tecnologia apresentam uma série de possibilidades interessantes para as empresas realizarem negócios e melhorarem sua performance e lucratividade. Cada vez mais empresas buscam na internet um auxílio para otimizar a divulgação de seus produtos e serviços, atendendo a um maior número de possíveis clientes.
Mas o computador e a tecnologia da informação que surgiu com ele não têm tido praticamente nenhum impacto na decisão de construir ou não um novo prédio de escritórios, uma escola, um hospital ou uma prisão. Eles não tiveram nenhum impacto nas escolhas do fabricante de equipamento, ao decidir em que tipo de mercado ele deve entrar e com quais produtos. Ou ainda, na decisão de um grande banco de comprar outro grande banco. Para as tarefas de administração, a tecnologia da informação até agora tem sido uma produtora de dados em lugar de produtora de informação. Drucker (2000, p.2)
Com isso, pode-se concluir que todos os processos tecnológicos que permitem acessar, atualizar e comunicar as informações do negócio puramente no formato eletrônico, podem ser eficientemente utilizados, criando vantagens competitivas.
Outro novo conceito em informática é o GED, sistema com capacidade de armazenamento das mídias óticas, eliminando várias gavetas dos escritórios e também a velocidade de acesso às informações. Para ilustrar melhor, um CD-Rom pode armazenar até 13.600 páginas de documento.
A vantagem do GED numa empresa contábil, que possui estantes e mais estantes com documentos, é eliminar um volume muito grande de pápeis. Cabe avaliar, porém, se vale a pena adquirir os softwares e hadwares necessários e contratar funcionários para operar o sistema ou recorrer a um bureau (utiliza equipamentos de alta velocidade indicada para cada tipo de imagem) de serviços.
Outra ferramenta que tem importância na utilização do documento eletrônico é o Selo Cronológico Digital, com a finalidade de ser usado futuramente para provar que o documento eletrônico existia na data alegada, para tanto devendo ser criptografado.

5 - A CONTABILIDADE E A INFORMAÇÃO

A contabilidade pode dar sua grande e valiosa contribuição ao desenvolvimento da pequena empresa, ao adotar uma função consultiva e preditiva, auxiliando os empresários a especificarem suas necessidades de informação antecipadamente, ao invés da mera função interpretativa sobre relatórios pensados e preparados pelo contabilista, sem a participação do empresário.
A contabilidade tem grande potencial de gerar informações, pois todos os fatos que são passíveis de expressão monetária podem ser agrupados dentro dessa área, objetivando a uma visão sistêmica da situação da empresa.
A importância da utilização de critérios econômicos na gestão empresarial, apesar das dificuldades de se medir aspectos incertos e subjetivos, já vem sendo considerada em algumas práticas da própria contabilidade societária.
A iniciativa e a competência do profissional da contabilidade na atualidade têm passado por profundas transformações, cujos reflexos são sentidos das mais variadas formas. Essas alterações provocam mudanças em diversos aspectos, principalmente de cunho cultural, tendo em vista a aproximação das nações propiciada pelas facilidades de acesso à informação.
Com o surgimento da internet veio um impulso maior na utilização dos meios eletrônicos. No entanto, não basta para a organização obter as informações contábeis de qualquer maneira, sendo necessário que essas sejam sempre confiáveis e que reflitam com precisão a posição que se quer conhecer de uma entidade, tenha ela fins lucrativos, ou não.

6 - CONCLUSÃO

A progressiva evolução da tecnologia e as constantes mudanças no contexto econômico, social e político, e na estrutura organizacional das empresas, como é o caso das empresas virtuais, influenciam o mundo dos negócios a se adaptarem a uma nova realidade de trabalho, exigindo que os profissionais de diversas áreas estejam prontos para atenderem o mercado externo. Evidentemente a contabilidade não deixou de sofrer essas influências, passando a assumir novos desafios, traduzidos pelo volume e pela complexidade das transações que envolvem as operações das empresas em geral.
A revolução na atuação do profissional contábil, com a utilização da Tecnologia da Informação, possibilitou que este trabalhasse de forma mais conjunta e participativa com seus pares (usuários ou outros profissionais) envolvidos no processo de informação.

REFERÊNCIAS

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IRAILDO JOSÉ LOPES DE MOURA
Consultor contábil
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GEISA MARIA DE ALMEIDA DIAS
Assessora contábil

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